Създаване на виртуален кол център като МСП: как да го направите?

Искате ли да направите организацията си устойчива на бъдещето? Или допълнително да професионализирате услугите си? В днешно време можете лесно да създадете виртуална телефонна централа! Струва ли ви се, че създаването на телефонна централа е непосилна задача?

В наши дни има лесни решения за бързо, лесно и икономично създаване на телефонна услуга. Вече не е необходимо да наемате скъпа външна агенция за кол центрове, за да предлагате добри телефонни услуги. С виртуален кол център можете да създадете работеща телефонна централа в рамките на един ден. При запазване на пълната гъвкавост има безброй възможности виртуалният кол център да расте заедно с компанията. Интересува ви как работи това и какво означава за вашата организация? Ще ви разкажем какво представлява виртуалният кол център, какви са неговите предимства, какво ще забележат вашите клиенти и как можете сами да създадете виртуален кол център в три лесни стъпки.

Какво е виртуален кол център?

Виртуалният кол център не е нищо повече от телефонна система, която работи изцяло онлайн. Базираната в облака телефонна централа е индивидуално решение, което се адаптира изцяло към желанията на вашата компания. Всъщност не бива да се занимавате прекалено много с цялата система, която стои зад това да се обаждате и да ви се обаждат. Просто искате да обслужвате клиентите си възможно най-добре. С виртуален кол център това е възможно най-лесно. Вече не се нуждаете от тромаво оборудване или софтуер. С опцията „plug-and-play“ фирменият ви номер може да започне да функционира в рамките на един ден. Служителите се нуждаят само от (мобилен) телефон, интернет връзка и удобно за ползване приложение за телефонна централа. С него те могат да се свържат директно с онлайн телефонната централа.

Предимства на виртуалния кол център

Виртуалният кол център е персонализирано решение за възможно най-ефективно обслужване на вашите клиенти, без да се прави компромис с удобството и обслужването. Освен това виртуалният кол център предлага високо ниво на информационна сигурност благодарение на редовните актуализации на сигурността. Интересувате се от всички предимства на VoIP телефонната централа? С помощта на виртуален кол център можете:

• Лесно увеличавате или намалявате мащаба, когато е необходимо. Ако организацията ви се разраства или има фиксирани пикови моменти, виртуалният център за обслужване на клиенти се разраства гъвкаво заедно с нея.
• Вижте най-важните статистически данни в реално време в удобно табло за управление. А ако искате да научите повече, можете да изтеглите всички данни на компютъра си. Да измерваш означава да знаеш!
• Просто и автоматично пренасочване на повиквания. Предварително зададените менюта за маршрутизиране и избор автоматично насочват клиентите към правилния отдел.
• Синхронизирайте автоматично адресната си книга с всички свързани служители. При всяка промяна, добавяне или премахване на контакт той се актуализира незабавно в паметта на всички.
• Фиксиран номер на мобилен телефон: бизнес телефонен номер на смартфон, за да съчетаете най-доброто от двата свята – професионализъм и гъвкавост.
• Задаване на тон за известяване или отделен тон за звънене. По този начин служителите могат лесно да различат кой се обажда и да отговорят на телефона по подходящ начин.
• Лесно блокиране или приоритизиране на определени обаждащи се.
• Създайте инструмент за изпращане на кратки съобщения до клиентите чрез SMS.
• Гъвкаво разпределение на служителите. Служителите могат да се присъединят към виртуалния кол център вкъщи или в офиса, в страната или в чужбина.
• Създайте график за дежурства. Интелигентната система позволява на служителите да посочват кога са свободни и обаждащите се се разпределят равномерно между наличните служители.
• Лесно записвайте разговори за последващо прослушване, например за целите на обучението или за включване в цикъла на оценяване.

Създаване на собствен виртуален кол център в три стъпки

Искате да създадете виртуален кол център, но не знаете откъде да започнете? С няколко прости решения можете да започнете работа в рамките на един работен ден:

Стъпка 1. Определете телефонния номер, който искате да използвате

Вашият виртуален кол център може да създаде почти всеки бизнес телефонен номер, дори комбинации! Можете да избирате между: безплатен номер 0800, национален номер 0700, местни разширения като 02 (София) и дори можете да настроите чуждестранни номера, включително немски номер например.

Стъпка 2. Изграждане на виртуален екип от служители

С виртуален кол център по принцип вече не се нуждаете от физическо офис пространство. Можете да създадете изцяло хибридна система, която позволява на служителите ви да записват обаждания от всяко място. Служителите могат да се свържат с онлайн кол центъра и да провеждат служебни разговори от дома, по време на път, в офиса или дори в чужбина. Където и да се намират служителите ви, всички те стават част от виртуалния кол център.

Стъпка 3. Изберете дали ще работите с настолни телефони, мобилни телефони или устройство за софтфон.

Можете да настроите виртуалния кол център по три начина. Можете да прехвърляте входящи повиквания към мобилни устройства, към устройство със софтуерен телефон или да използвате устройства с твърд телефон. Можете да изберете и хибридна форма, като комбинирате две или три от тези възможности! Вие решавате кой служител с кое устройство работи. Приложението за софтфон е подходящо за устройства с iOS и Android и може да бъде изтеглено 24/7. При устройствата с твърд телефон можете да използвате функцията „включи и работи“.

Какво забелязват клиентите във виртуалния кол център?

В сравнение с традиционния център за обаждания клиентите ще бъдат положително изненадани, защото:

• Те ще чуят съобщение за добре дошли по ваш избор.
• Времето за чакане е сведено до минимум. Чрез интелигентни менюта за избор и системи за маршрутизация обаждащите се незабавно се прехвърлят към свободен служител в правилния отдел.
• В извънработно време обаждащите се чуват предварително програмирано съобщение или могат да оставят цифров телефонен секретар.

Бизнес телефония, съобразена с бъдещето

С виртуален кол център имате възможност да професионализирате допълнително бизнес телефонията и да направите организацията си устойчива на бъдещето. Получавате всички предимства на фиксирания телефонен номер , без да правите компромис с имиджа или професионализма. С преминаването от старомодна телефонна централа към онлайн център за обаждания можете да отговорите на нарастващото търсене на добра телефонна достъпност и отлично обслужване. С телефонната система „всичко в едно“ можете да започнете работа в рамките на един ден. Благодарение на пакета от функции можете да настроите своя виртуален кол център точно така, както искате. А ако бизнесът ви се промени? След това променете настройките с едно кликване, по всяко време и навсякъде.